La responsabilité, un élément clé de notre culture

Comme nous l’avons exposé dans l’article sur le pouvoir de décision chez Kyos, si nous devions résumer en une phrase comment nous instaurons un esprit de responsabilité, cela serait :

La responsabilité vient en donnant à l’ensemble des collaborateurs le pouvoir de décision ; ils peuvent choisir à tout moment ce qui est le plus utile pour l’entreprise.

Nous allons vous exposer dans quel cadre la responsabilité individuelle s’applique chez Kyos.

La transparence favorise un climat de responsabilité

Avant tout, chez Kyos, nous avons une culture de la transparence.

Evidemment nous sommes tenus par un devoir de confidentialité et nous devons mesurer les risques liés à la communication d’informations sensibles. Mais nous avons constaté que le manque de transparence concernant notamment les comptes de l’entreprise, la méthodologie de calcul des salaires, ou la prise de certaines décisions favorise la suspicion et la jalousie et par là-même à la déresponsabilisation.

Alors que lorsque nous sommes transparents par exemple avec les clients et les partenaires sur les oublis ou les risques existants lors de nos prestations de service, cela renforce les liens de confiance et le sentiment de responsabilité individuelle.

Or, la transparence passe évidemment par une bonne communication.

La responsabilité de communiquer

Nous avons conscience que la communication se doit d’être au cœur de notre organisation.

Avant tout, nous insistons sur le fait que chacun se doit de penser à communiquer sur l’essentiel de ses actions, son planning ou ses retards et ce tant en interne, qu’aux clients ou aux partenaires.

En effet, un défaut de communication concernant les décisions ou les actions entreprises peut donner l’impression d’une absence de transparence et engendrer un décalage entre la perception et la réalité.

La communication étant un défi permanent, nous devons sans adapter nos moyens de communication afin qu’ils soient simples et efficaces.

La responsabilité de déléguer et d’aider les autres

Chez Kyos, prendre le lead sur un rôle implique également avoir la responsabilité de déléguer certaines actions ou décision afin de remplir son rôle de façon efficace. En cas de surcharge de travail la délégation devient une nécessité.

Inversement, nous avons le devoir d’aider nos collègues à chaque fois que c’est prioritaire pour l’entreprise.

La responsabilité de ses rôles et de ses engagements

Nous rappelons régulièrement aux collaborateurs qu’ils ont la possibilité de changer de rôle si cela est plus utile et rentable pour l’entreprise. Mais chacun se doit de débattre également de ses engagements ou de ses objectifs avec les personnes impactées par ses rôles. L’attribution des rôles et des engagements se fait ainsi en discutant avec ses collègues. D’ailleurs, si plusieurs personnes désirent le même rôle elles en parlent entre elles et impliquent l’équipe si elles n’arrivent pas à se mettre d’accord. Les leaders, eux, se doivent d’identifier les éventuels rôles manquant au bon fonctionnement des activités dont ils ont la responsabilité et de les proposer à leurs collègues. Si personne ne décide de prendre ces rôles, la décision est prise en groupe par consentement.

Notre défi est de maintenir de façon aisée et performante une communication et une documentation des rôles, des engagements et évolution des attributions.

La responsabilité de se rendre autonome

Nous nous appliquons à faire en sorte que chacun se sente responsable de se rendre autonome pour remplir ses rôles et engagement vis-à-vis de l’entreprise. Ainsi dès qu’une personne prend un rôle, elle se doit de faire en sorte d’être suffisamment formée et informée pour tenir ses engagements. Elle devient alors pleinement responsable de sa motivation à être utile et performante.

Les règles et les procédures peuvent être des freins à la responsabilité

Nous avons la conviction que pour responsabiliser les collaborateurs, il faut que les règles et les procédures soient établies directement ou indirectement par ceux qui sont concernés. En effet, nous avons constaté que le fait de se les approprier facilite leur mise en application et limite le besoin de contrôle. De plus, l’évolution constante du marché ou de l’organisation interne de l’entreprise fait qu’il y a toujours des moments où une procédure n’est plus adaptée. C’est pourquoi nous avons simplement remplacé le mot « Procédure » par « Bonne pratique ». Décider d’appliquer ou non une bonne pratique est un choix personnel qui permet de garder le sentiment de responsabilité. Chacun a alors tendance à les créer ou les modifier en en discutant avec ses collègues et construisant ainsi un savoir-faire commun. Le cadre de référence reste alors la mission et les valeurs, et les bonnes pratiques sont considérées comme des outils.

Les vertues de l’autocontrôle

Le contrôle, notamment au travers d’indicateurs, est évidemment un élément clé afin d’améliorer la qualité, la rentabilité et le pilotage de l’entreprise.

Chez Kyos, nous proposons la mise en place de contrôles en insistant sur le fait qu’ils doivent être perçus comme une aide pour être plus efficace ou pour rester dans le cadre. Nous avons remarqué que le fait d’en parler avec eux sans imposer permet de garder le sentiment de responsabilité individuelle et de limiter les contrôles inutiles.

Or le contrôle, surtout quand il n’est pas automatisé, a un coût.

Pour rendre l’auto-contrôle plus efficace nous avons décidé de miser sur l’auto-motivation.

La responsabilité de la motivation

Nous répétons souvent que chez Kyos chacun est responsable de sa propre motivation.

De nombreuses formations en management enseignent les bienfaits de la motivation pour tirer son équipe vers le haut, grâce une attitude de leadership. Mais tenir son manager comme responsable de sa propre motivation, est souvent le meilleur moyen de se déresponsabiliser dès les premiers échecs.

C’est pourquoi nous avons décidé d’offrir un environnement de travail qui favorise l’auto-motivation.
Une personne peut toujours changer de rôles si elle se sent moins utile, mais si elle n’est plus motivée par la vision ou les valeurs de Kyos alors il est certainement préférable qu’elle quitte la société.

Le climat de confiance, l’esprit d’entraide et l’appropriation de la vision sont de réels coups de pouce à l’auto-motivation. Les leaders ont également un impact primordial.

La responsabilité des leaders

Chez Kyos les leaders s’efforcent à se rendre disponibles pour apporter leur expérience et leur expertise. Ils aident ainsi les autres à définir les priorités, communiquer de façon adaptée, prendre des décisions ou augmenter l’efficacité. Leur vision globale et leur légitimité en font des relais au bon fonctionnement de leur activité, tout en adaptant ses processus et son organisation.

Mais la clé du succès dans la responsabilité individuelle nous semble être la culture du feedback.

La responsabilité du feedback, le réel défi

Nous avons tous des moments où nous dévions de notre mission ou de nos valeurs et avons ainsi tous besoin d’être parfois recadrés. Mais lorsque le recadrage est considéré comme de la seule responsabilité de la hiérarchie, il semble beaucoup moins efficace.

En rappelant que le feedback -négatif ou positif- sans passer par un intermédiaire est la responsabilité de chacun, nous impliquons les collaborateurs dans leur propre respect du cadre et de celui des autres. Nous limitons ainsi les impressions de problèmes relationnels dans le rapport hiérarchique. Le feedback positif semble également beaucoup plus valorisant que celui d’un responsable hiérarchique.

D’expérience, pour que la responsabilisation soit effective, il ne suffit pas de mettre en place ces bonnes pratiques car il faut que l’ensemble soit cohérent et que la culture du feedback soit favorisée, ce que nous aborderons dans un prochain article