Signez vos PDF avec une signature électronique
Comment faire en sorte pour le PDF soit signé électroniquement tout en conservant son authenticité et sa valeur légale comme lorsque vous l’imprimiez et le signiez manuellement ? Quelles solutions existent pour mettre en place la signature électronique des fichiers PDF dans votre organisation ?
Dans cet article nous explorerons les différentes technologies à disposition pour signer électroniquement des documents PDF, et surtout, les niveaux de sécurité associés à celles-ci. Est-ce que telle signature électronique est valable légalement ? En Suisse, en Europe ?
Table des matières
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Définition de la signature électronique des fichiers PDF
La signature électronique des fichiers PDF est un processus qui permet de signer numériquement un document PDF en utilisant une clé privée associée à un certificat numérique. Cette signature électronique permet de garantir l’intégrité du document, l’identité du signataire et l’horodatage de la signature.
La signature électronique PDF est couramment utilisée dans les processus professionnels pour permettre une gestion de documents plus rapide, efficace et sécurisée. Elle est reconnue juridiquement dans de nombreux pays et réglementée par des normes et réglementations spécifiques, telles que le règlement eIDAS en Europe ou le règlement suisse ZertES.
Importance de la signature électronique PDF dans les processus professionnels
La signature électronique PDF est devenue un élément essentiel des processus professionnels modernes, en particulier dans les entreprises qui traitent un grand volume de documents et ont besoin d’un moyen sûr et efficace de gérer la signature de ces documents. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles la signature électronique PDF est importante dans les processus professionnels :
Sécurité et authentification : La signature électronique des fichiers PDF offre une sécurité accrue par rapport à la signature manuscrite. Elle utilise des techniques de cryptographie pour s’assurer que le document signé n’a pas été altéré après la signature et que la personne qui signe est bien celle qu’elle prétend être.
Gain de temps et d’efficacité : La signature électronique des fichiers PDF permet de gagner du temps en évitant les déplacements physiques pour la signature de documents, ainsi que le traitement manuel de la gestion des documents. Elle peut également permettre d’accélérer les processus de signature, qui peuvent être effectués en quelques clics.
Conformité légale : La signature électronique des fichiers PDF est reconnue juridiquement dans de nombreux pays, ce qui permet de garantir la conformité légale des documents signés électroniquement. Elle permet également de garantir la traçabilité et la sécurité des documents signés.
Accessibilité : La signature électronique des fichiers PDF est facilement accessible à partir de n’importe quel ordinateur ou dispositif mobile connecté à Internet. Cela permet de faciliter la signature de documents, même à distance.
Coûts : Enfin, la signature électronique PDF peut aider à réduire les coûts liés à la gestion des documents et à l’archivage, ainsi qu’à la réduction des erreurs humaines et des pertes de documents.
Dans l’ensemble, la signature électronique PDF est devenue un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à améliorer la sécurité, l’efficacité et la conformité de leurs processus professionnels.
Les différents types de signature électronique PDF
Vous pouvez voir ici une infographie du fournisseur « Skribble » détaillant les différents types de signatures :
SES : Simple Electronic Signature
Type de signature à utiliser pour les documents sans valeur légale particulière ou engagement de responsabilité
AES : Advanced Electronic Signature
Type de signature à utiliser pour les documents sans valeur légale particulière et avec un engagement de la responsabilité limitée (« calculable »)
QES : Qualified Electronic Signature
Équivalent à la valeur légale d’une signature manuscrite au sens de la loi Suisse et Européenne.
Le QES reste de loin le choix le plus pertinent, car la plupart des entités n’acceptent pas le SES ou le AES en raison de l’absence d’engagement juridique.
Il existe plusieurs façons d’obtenir une QES et, selon la solution que vous utilisez, le processus sera légèrement différent. In fine, la signature électronique se présente sous la forme d’un fichier au format pfx/p12 qui peut être importé sur tout appareil le prenant en charge.
Un fichier .pfx/p12 se compose de deux parties :
- le certificat qui contient toutes les informations ;
- la clé privée, qui est utilisée pour signer le document.
Les avantages de la signature électronique des fichiers PDF
La signature électronique des fichiers PDF présente plusieurs avantages en matière de sécurité. Voici les principaux avantages :
Authentification du signataire : La signature électronique PDF utilise des techniques de cryptographie pour garantir l’authenticité du signataire. Cela permet de s’assurer que le signataire est bien la personne qu’il prétend être et que personne d’autre n’a pu altérer le document.
Intégrité du document : La signature électronique PDF permet de garantir l’intégrité du document en empêchant toute modification ou altération du document une fois qu’il a été signé électroniquement. Si une personne tente de modifier le document après qu’il ait été signé, cela sera détecté et la signature sera invalidée.
Non-répudiation : La signature électronique PDF garantit la non-répudiation, ce qui signifie que le signataire ne peut pas nier avoir signé le document. Cela est important dans le cadre de transactions légales ou financières où la preuve de la signature peut être requise.
Confidentialité : Les outils de signature électronique PDF utilisent des techniques de cryptographie pour protéger la confidentialité des informations contenues dans le document signé. Les informations sont chiffrées et ne peuvent être lues que par les personnes autorisées.
Preuve de l’authenticité : La signature électronique PDF fournit une preuve de l’authenticité du document signé, ainsi que de l’identité du signataire et de l’intégrité du document. Cette preuve peut être importante dans le cadre de transactions légales ou financières.
En somme, la signature électronique PDF offre une sécurité élevée pour les documents signés électroniquement, garantissant l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiation du document. Elle offre également une confidentialité accrue pour les informations contenues dans le document signé, ainsi qu’une preuve de l’authenticité du document signé. C’est pourquoi la signature électronique PDF est de plus en plus utilisée dans de nombreux domaines, notamment dans le cadre de transactions légales et financières.
Les bonnes pratiques pour une signature électronique PDF réussie
Voici quelques bonnes pratiques pour une signature électronique PDF réussie :
Utilisez un outil de signature fiable : Assurez-vous d’utiliser un outil de signature électronique fiable et reconnu pour garantir la sécurité et l’intégrité de votre document. Il existe de nombreuses options, nous reviendrons dessus un peu plus tard.
Vérifiez la législation en vigueur : Il est important de vérifier les exigences légales en matière de signature électronique dans votre pays ou région, car celles-ci peuvent varier. Assurez-vous que votre méthode de signature électronique est conforme à la réglementation en vigueur.
Utilisez un certificat numérique : Un certificat numérique est une signature électronique garantissant l’authenticité de l’expéditeur et l’intégrité du document. Utilisez un certificat numérique pour garantir la sécurité de votre document.
Assurez-vous que les informations sont correctes : Avant de signer électroniquement un document, assurez-vous que toutes les informations sont correctes et que le document est complet. Vérifiez également que toutes les parties ont signé le document, le cas échéant.
Gardez une copie en sauvegarde : Assurez-vous de garder une copie en sauvegarde du document signé électroniquement. Vous pouvez également conserver une copie papier si nécessaire.
Protégez votre signature électronique : Assurez-vous de protéger votre signature électronique en ne partageant pas votre mot de passe ou en ne permettant pas à d’autres personnes d’utiliser votre compte pour signer des documents.
En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez être sûr que votre signature électronique PDF est réussie et conforme à la réglementation en vigueur.
Processus de signature (Adobe)
Si une solution SaaS (Software as a Service) est utilisée, la signature se fait en ligne et l’utilisateur ne voit jamais le fichier . pfx/p12. Si la signature est effectuée à travers un outil installé sur votre ordinateur, un programme compatible tel qu’Adobe Acrobat Reader est nécessaire.
En général, Adobe Acrobat Reader peut valider les signatures lui-même, de sorte que l’utilisateur voit directement si la signature est juridiquement valable lorsqu’il ouvre le document.
Moteur de flux de travail (Workflow)
Le moteur de flux de travail est une fonctionnalité qui peut être intéressante pour certaines personnes. C’est l’un des points forts de l’outil Docusign (d’autres fournisseurs proposent cette fonctionnalité également).
Il permet d’organiser un flux de travail dans un processus de signature qui est semi-automatique. Typiquement, il peut y avoir un ordre spécifique dans lequel les signataires doivent signer le contrat.
Dans ce cas, l’utilisateur peut indiquer à la solution que la personne A doit signer en premier, puis la personne B recevra un courriel dès que la personne A aura signé pour compléter le flux de travail. Cette chaîne peut être étendue à l’infini, et les e-mails de notifications sont automatiques.
Choisir une solution de signature électronique PDF
Il existe différents types de services concernant la signature de documents PDF, que l’on peut généralement classer en trois catégories :
- les solutions sur site ;
- les solutions SaaS ;
- les solutions de bureau.
Voici trois solutions suisses qui correspondent chacune à l’une de ces catégories :
Sur site | Oui (sur le bureau) | Non | Oui |
Cloud | Non | Oui | Oui |
Serveur en Suisse | Oui | Oui | Oui |
tarification | Par utilisateur | Par signature | Mix |
Signature certifiée | Oui | Oui | Oui |
Assistance téléphonique | Non | Oui | Oui |
Signature mobile | Oui | Oui | Oui |
Signatures multipartites | Oui | Oui | Oui |
Rappels | Oui | Oui | Oui |
Suivi de l’avancement des tâches | Oui | Oui | Oui |
Etiquette blanche | Non | Non | Oui |
Salles de signature | Non | Non | Oui |
Let’s Sign propose deux modèles, une version sur site et un produit SaaS.
Avec la version sur site, la solution est installée localement et la signature se fait via un serveur web. Avec la version SaaS, le fichier .pdf est téléchargé sur le cloud pour être signé.
Skribble est uniquement disponible en tant que solution cloud.
Pour signer un document sur Skribble, le document doit être téléchargé sur leur cloud, après quoi il sera signé.
Qualified.ink est ce que nous appelons un « on-desktop ».
Il n’est pas seulement sur site, mais il a une intégration directe avec Adobe Acrobat Reader. La procédure de signature est soit effectuée directement dans Adobe Acrobat Reader sans uploader le document sur un serveur web interne (comme les solutions sur site) soit sur un cloud (comme le modèle SaaS).
Commander le certificat
Après avoir choisi votre fournisseur de signature et commandé un QES, il contactera une autorité de certification et demandera la signature à valeur légale. L’autorité de certification contactera ensuite la personne ou l’entreprise à qui le certificat est destiné et validera son identité.
Une fois que l’autorité de certification (AC) a pu effectuer la validation, le certificat et la signature seront donc délivrés à l’utilisateur. Une image de la signature manuscrite peut également être scannée et ajoutée au QES, ce qui la fait ressembler davantage à une signature manuscrite :
À partir de ce moment, le document PDF est juridiquement conforme et peut être envoyé par courrier électronique ou transféré à l’aide d’un service de partage de fichiers.
La question du Cloud
« Donc, si j’utilise un service SaaS, je vais alors télécharger des documents potentiellement confidentiels sur un cloud ? ».
Oui, c’est effectivement le cas, et c’est la raison pour laquelle certaines entreprises préfèrent travailler avec des solutions sur site.
Il faut tout de même noter qu’il y a un temps de rétention spécifique après la suppression de chaque document et que leurs normes de sécurité sont très élevées. L’inconvénient des solutions sur site est leur prix, qui est beaucoup plus élevé que celui d’une solution comme Skribble. Comme pour toutes solutions informatiques, ce choix doit être fait avec soin et répondre pleinement à votre besoin.
Conclusion
Pour conclure, voici un récapitulatif des avantages de la signature électronique PDF :
Gain de temps : La signature électronique PDF permet de signer des documents en quelques minutes, ce qui est plus rapide que l’impression, la signature manuscrite et la numérisation du document.
Économie des coûts : En évitant l’utilisation de papier, d’encre, d’imprimantes et d’autres fournitures, la signature électronique PDF peut réduire les coûts associés aux processus de signature.
Amélioration de l’efficacité : La signature électronique PDF peut accélérer les processus de signature et réduire les délais, ce qui peut améliorer l’efficacité de votre entreprise.
Meilleure sécurité : Les outils de signature électronique offrent des niveaux de sécurité élevés pour les documents signés électroniquement, garantissant l’authenticité et l’intégrité du document.
Accessibilité : La signature électronique PDF peut être effectuée à distance, ce qui est particulièrement utile pour les équipes travaillant à distance ou pour les personnes qui ne peuvent pas se déplacer physiquement.
En somme, la signature électronique PDF offre de nombreux avantages, notamment en termes de gain de temps, d’économie des coûts, d’amélioration de l’efficacité, de meilleure sécurité et d’accessibilité. C’est la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises adoptent cette méthode de signature électronique pour leurs processus.
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